Sommer, Sonne, Smart Office: So gelingt eine flexible Zusammenarbeit trotz Urlaubszeit

Gerade in den Sommermonaten wird der Teamkalender schnell zur bunten Collage: Eine Woche Urlaub hier, ein verlängertes Wochenende dort, zwischendurch ein freier Nachmittag – und das völlig zurecht. Nach intensiven Projektphasen, vollen To-do-Listen und hohem Engagement haben sich Mitarbeitende ihre Auszeit mehr als verdient. Für Unternehmen bedeutet diese Phase jedoch auch veränderte Teamkonstellationen, spontane Lücken im Arbeitsalltag und potenzielle Stolpersteine im Projektverlauf. Wie also gelingt es, eine flexible Zusammenarbeit zu fördern und Projekte auch während der Urlaubszeit erfolgreich voranzubringen?

Die Lösung liegt in klarer Kommunikation, guter Teamabstimmung und dem gezielten Einsatz passender Tools. Wer diese Elemente sinnvoll kombiniert, kann auch in der sommerlichen Auszeitphase stabile Abläufe schaffen und Leerlauf im Projektgeschehen vermeiden.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Best Practices sich hier in unserem Arbeitsalltag bewährt haben.

Für viele mag der Begriff „Smart Office“ zunächst noch ungewöhnlich klingen. Vielleicht fragen Sie sich: „Warum nennen Sie es nicht einfach Home Office? Ist das im Grunde nicht dasselbe?“
Wir haben uns bewusst dafür entschieden, den Begriff „Smart Office“ zu etablieren. Denn flexible Zusammenarbeit hat viele Formen. Die allgemein verbreiteten Bezeichnungen „Home Office“ oder „Remote Work“ greifen hier zu kurz. Ein Smart Office geht weit darüber hinaus: Es beschreibt ein hybrides, technikgestütztes Arbeitsumfeld, das sowohl im Büro als auch remote funktioniert. Es setzt auf modernes Equipment wie Cloud-Telefonie, digitale Workspace-Plattformen und hybride Meetingräume. Ziel ist es, Transparenz, Effizienz und Wohlbefinden zu fördern und gleichzeitig einen stabilen Informationsfluss sicherzustellen. Im Gegensatz zum isolierten Home Office steht beim Smart Office die Zusammenarbeit im Vordergrund: Räume – physisch und digital – werden so gestaltet, dass sie Teamwork erleichtern. Anstatt sich nur auf Einzelarbeitsplätze zu konzentrieren, wird eine Infrastruktur aufgebaut, die Kommunikation, vertretbare Erreichbarkeit und strukturierte Arbeitsabläufe ermöglicht. Damit schaffen wir eine flexible, zukunftsorientierte Arbeitswelt – smart, verbunden und mitarbeiterzentriert.

Ein erfolgreiches Smart Office funktioniert nicht allein durch die individuelle Organisation der Mitarbeitenden– es lebt von einem gemeinsamen Verständnis darüber, wie flexible Zusammenarbeit gestaltet wird, insbesondere, wenn nicht alle gleichzeitig vor Ort präsent sind. Ob im Büro oder remote: Die Basis für eine reibungslose Zusammenarbeit ist Klarheit darüber, wer wann und wie verfügbar ist. .

Neben klassischen Kalendereinträgen nutzen wir eine gemeinsame An- und Abwesenheitsliste. So erfassen wir nicht nur unsere Urlaubstage bzw. wann jemand nicht verfügbar ist, sondern vor allem die Zeiten, in denen man für das Team erreichbar ist. Dies schafft gerade bei flexiblen Arbeitsmodellen mit Home Office, Gleitzeit oder Teilzeit die notwendige Transparenz und Orientierung. So können Meetings effizient koordiniert, Aufgaben gezielt verteilt und Ansprechpersonen verlässlich erreicht werden. Und das muss nicht kompliziert sein: Ein einfaches Google Sheet, auf das alle Teammitglieder zugreifen können, reicht hier vollkommen aus.

Vor dem Urlaub wird nicht nur die nächste Reise geplant – auch eine durchdachte Urlaubsübergabe ist Teil der Vorbereitung. Eine gute Übergabe sorgt dafür, dass das Team auch in der Abwesenheit anderer nahtlos weiterarbeiten kann, ohne dass Projekte ins Stocken geraten. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Planung, vor allem in flexiblen Arbeitsmodellen und während der Urlaubszeit.

Unsere Checkliste für eine reibungslose Urlaubsübergabe:

• Frühzeitige Kommunikation
  Informieren Sie Ihr Team frühzeitig über eine anstehende Abwesenheit. So bleibt genügend Zeit, um Aufgaben im Team abzustimmen und sich auf die Übergabe entsprechend vorzubereiten.
• Priorisierung von Aufgaben
  Überlegen Sie sich, welche Themen während Ihrer Abwesenheit unbedingt erledigt werden müssen und welche bis zu Ihrer Rückkehr warten können.
• Verfügbarkeiten im Team prüfen
  Achten Sie darauf, die Vertretungsaufgaben sinnvoll zu verteilen, ohne jemanden zu überlasten. Suchen Sie das direkte Gespräch, um verfügbare Ressourcen einschätzen zu können.
• Klare Dokumentation
  Fassen Sie alle relevanten Informationen zu laufenden Projekten – wie Status, Ansprechpersonen und offene To-Do‘s – in einem übersichtlichen Übergabedokument zusammen und stellen Sie den Zugang zu wichtigen Tools und Dateien sicher.
• Vermeidung von Last-Minute-Übergaben
  Eine entspannte und gründliche Übergabe vor dem Urlaub verhindert unnötigen Stress sowie Missverständnisse und sorgt für einen reibungslosen Ablauf in Ihrer Abwesenheit.

Wie Sie sehen, spielen auch bei der Urlaubsübergabe die Themen Kommunikation und Transparenz eine zentrale Rolle. Merken Sie sich: Eine Übergabe bedeutet nicht, einfach alle To-dos „abzuschieben“. Es geht vielmehr darum, gemeinsam zu klären, welche Aufgaben Priorität haben, welche warten können und wer welche Verantwortung übernimmt. Nur so bleibt die Zusammenarbeit effizient und stressfrei – auch während Ihrer Abwesenheit.

Ob Slack, Microsoft Teams oder ein anderes Kommunikationstool – entscheidend ist nicht das Tool selbst, sondern wie es genutzt wird, um eine effiziente und transparente Kommunikation zu gewährleisten. Dies ist insbesondere in Zeiten flexibler Zusammenarbeit und Urlaubsphasen wichtig.

Für uns hat sich hier Slack als besonders geeignetes Tool herausgestellt. Es unterstützt uns nicht nur bei der Projektkommunikation über spezielle Projekt-Channels, sondern auch beim direkten Austausch in Form von 1:1-Chats oder spontanen Video-Calls. Was Slack für uns so besonders macht, ist die gegebene Flexibilität: In der Urlaubszeit oder bei flexiblen Arbeitszeiten lässt sich ganz einfach der Status ändern, um für alle klar ersichtlich zu machen, ob man gerade im Urlaub ist, sich in einem Meeting befindet oder nur eingeschränkt erreichbar ist. So bleibt immer transparent, wer wann verfügbar ist und was gerade ansteht.

Ein weiterer Vorteil von Slack ist, dass es die kontinuierliche und informelle Kommunikation im Team fördert. Diese Art des Austauschs hilft uns, das Engagement hochzuhalten und schnelle, unkomplizierte Rückfragen zu klären, ohne den Arbeitsfluss zu stören. Durch Slack wird der Austausch über Projekte hinaus lebendig und fördert das Teambewusstsein – auch in einer flexiblen, hybriden Arbeitswelt.

Sie sehen also: Mit der richtigen Kommunikation, klaren Strukturen und den passenden Tools funktioniert die flexible Zusammenarbeit auch während der Urlaubszeit reibungslos, ohne dass Projekte ins Stocken geraten. Wie stellen Sie in Ihrem Team eine effiziente und transparente Zusammenarbeit sicher, auch in flexiblen Zeiten?