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Mitarbeiter gehen – und ihr Wissen gleich mit?

In Österreichs Gemeinden findet ein Generationswechsel statt. Zentrale Wissens- und Kompetenzträger scheiden aus. Was bleibt von deren Wissen?

In den nächsten Jahren rollt eine Pensionierungswelle auf den öffentlichen Dienst zu. Bis 2032 werden fast die Hälfte der derzeitigen Mitarbeiter in den Ruhestand gehen. Mit dem Ausscheiden von Mitarbeitern stellt sich nicht nur die Frage nach einer rechtzeitigen (!) und gezielten kommunalen Personalsuche und Personalauswahl. Unter den zukünftigen Gemeinde-Pensionisten werden sich zentrale Wissens- und Kompetenzträger finden, die mit ihrem Know-how wesentlich zu reibungslosen Gemeinde-Verwaltungsprozessen beigetragen haben. Wird bei einem personellen Wechsel der Wissenstransfer nicht sichergestellt, drohen daher Kompetenzverluste. Es ist daher entscheidend und sollte im Interesse jeder Gemeinde sein, dass Wissen und Kompetenzen frühzeitig gesichert werden.

Um welches Wissen geht es überhaupt?

Nicht immer ist klar, um welches Wissen und um welche Kompetenzen es überhaupt geht.
Im Bereich des Wissensmanagements unterscheidet man zwei Zustände:


Explizites Wissen ist das, was man als beschreibbares Regel- und Faktenwissen bezeichnen kann und das man für andere greifbar machen kann z.B. in Form von dokumentierten Abläufen, Berichten, Regelwerken, Arbeitsanweisungen etc.


Implizites Wissen – häufig auch Erfahrungswissen genannt (z.B. Besonderheiten, Beziehungskonstrukte, Eigenheiten, Traditionen) – existiert als Können und Erfahrung nur in den Köpfen der Mitarbeiter. Es ist besonders flüchtig, schwer greif-, speicher- und verteilbar. Implizites Wissen wird in der Regel nicht über schriftliche Aufzeichnungen weitergegeben, sondern bestenfalls durch Gespräche.

 

Explizites und implizites Wissen kann zudem in folgende Kategorien eingeteilt werden:

  • Fachwissen (z.B. über gesetzliche Regelungen auf Gemeinde-Ebene)
  • Methodenwissen (z.B. über Verfahren und Techniken)
  • Beziehungswissen (d.h. Wissen über Ansprechpartner sowie Informations- und Kommunikationskanäle)
  • Organisationswissen (d.h. Kenntnisse der Gemeindehistorie)
  • Wissen aus Projekten
  • Wissen über Arbeitsorganisation (bspw. gemeindespezifische Ablagesysteme)

 

Man könnte meinen, dass es reiche, wenn der ausscheidende Mitarbeiter einfach sein Wissen (oder das er für relevant einschätzt) vorsorglich dokumentiert. Der Nachfolger erhält dann vielleicht bei Dienstantritt diverse Dateien und Dokumente, es fehlt jedoch oftmals der Kontext oder Erfahrungshintergrund des Experten. Es braucht enorme Anstrengungen und Ressourcen, um diese Wissenslücken zu schließen und nötige Informationen neu zu recherchieren. Gelingt es also, die unterschiedlichen Wissens-Formate adäquat zu sichern, profitieren alle davon.

Gezieltes Wissensmanagement – Wissensträger und Wissensnehmer

Wer neu in die Gemeinde-Verwaltung eintritt und eine Aufgabe übernimmt, sieht sich mit vielen Herausforderungen, Erwartungen, Gewohnheiten und eingespielten Abläufen konfrontiert. Oftmals wartet das kalte Wasser auf „den Neuen“, der sich das notwendige Wissen mehr recht als schlecht durch Learning by doing aneignen muss. Das muss – und vor allem – sollte nicht so sein. Wissenstransfer steht für eine strukturierte Übertragung von Wissen und langjähriger Erfahrung durch den Wissensträger (ausscheidender Mitarbeiter) an Wissensnehmer (neuer Mitarbeiter oder Vertreter).

 

Vorteile des Wissensmanagements:

  • Wissensbewahrung
  • Vermeidung von Fehlern und Doppelarbeiten
  • Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter
  • Entlastung der Mitarbeiter und Zeitersparnis durch das Wegfallen von Fragen an Experten
  • Innovation durch Reflexion (bisherige Abläufe und Prozesse kritisch betrachten)

 

Oftmals existieren Vorbehalte der ausscheidenden Gemeinde-Mitarbeiter. Nach dem Motto „Wissen ist Macht“ möchte man sich nicht ersetzbar machen und teilt daher sein Wissen mit anderen nicht oder nur sehr ungern.
Schafft man es als Arbeitgeber, dem ausscheidenden Mitarbeiter das Gefühl zu geben, dass seine Person und seine bisherige Arbeit nach wie vor geschätzt werden, ist dieser auch eher bereit, sein Wissen weiterzugeben und eine saubere Übergabe und Dokumentation sicherzustellen.

 

Wissen ist Macht. ​​​​​​​Wissen teilen ist Zeichen einer wertschätzenden Unternehmenskultur.

Erfolgreicher Wissenstransfer auf Gemeinde-Ebene benötigt folgende Rahmenbedingungen:

  • Rechtzeitige Nachfolgeplanung
  • Wertschätzung und Interesse des Wissensgebers und -nehmers 
  • Akzeptanz und Wille
  • Kommunikation
  • Unterstützung durch Führungskraft
  • Zeitliche Ressourcen
  • Frühzeitige proaktive Planung der Übergabe (Ziele) und Definition der Vorgehensweise
  • Geeignete Dokumentationstools (IT-System)

 

Ein wertvolles Instrument beim Wissensmanagement stellt die Möglichkeit einer Einschulungsphase dar. Eine Einschulungsphase ermöglicht eine gute Einarbeitung und Wissensweitergabe. Aufgrund der Personalkosten wird oftmals diese überlappende Zeit sehr knapp angesetzt. So kann der neue Mitarbeiter oftmals nur wenig vom erfahrenden Mitarbeiter lernen.

 

Die Public Sector-Experten von TRESCON bringen jahrelange Erfahrung und Expertenwissen zum Thema Nachfolgeplanung mit – zahlreiche Gemeinden und Verbände aus Oberösterreich, Niederösterreich und Salzburg vertrauen bei ihrer Personalsuche und -auswahl auf TRESCON.

Haben Sie Fragen zu einer aktuellen oder bald anstehenden Personalsuche in Ihrer Gemeinde? Möchten Sie erfahren, mit welchen kommunalen Dienstleistungs-Bausteinen wir Sie unterstützen können? Melden Sie sich kostenlos und unverbindlich unter kommunalservice(at)trescon.at​​​​​​​ – wir freuen uns auf Ihre Anfrage!  

Bildquellen
Shutterstock

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