Datenschutzalarm – Rechtssichere Personalsuche und -auswahl

Seit 25. Mai 2018 ist die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft – und damit gelten auch für Städte, Gemeinden und Gemeindeverbände strengere Vorgaben, was den Schutz von personenbezogenen Daten betrifft. Gerade bei der Personalsuche und -auswahl lauern viele Stolperfallen, da man hier mit oftmals sehr umfangreichen Personendaten arbeitet. Doch worauf muss man achten, wenn man datenschutzkonform Personal suchen und auswählen will?

Hand aufs Herz: Haben Sie Ihre Prozesse bei der Personalsuche in Ihrer Stadt oder Gemeinde der DSGVO bereits angepasst? Wird mit aktuellen Ausschreibungsvorlagen gearbeitet und werden Löschfristen für Bewerbungsunterlagen eingehalten? Sehr gut. Erhalten Sie den Großteil Ihrer Bewerbungen noch per Mail? Nicht so gut. Werden die Lebensläufe vielleicht auch noch ausgedruckt, machen intern die Runde und zum Vergleich werden auch noch Excel-Listen angelegt? Ganz und gar nicht gut.

Für die Personalsuche im öffentlichen Sektor gelten genau festgelegte Prozesse: Diese Gesetze und Vorgaben werden in der Regel gewissenhaft eingehalten – bis es zum Thema Datenschutz kommt. Denn da sind zahlreiche Kommunen noch nicht auf der rechtssicheren Seite. Auch wenn der öffentliche Bereich von Verwaltungsstrafen per Gesetz verschont bleibt, können Personen Schadenersatzansprüche mittels zivilrechtlicher Klagen geltend machen.

Sorgsamer und verantwortungsbewusster Umgang mit Daten?

Meist beginnt das Datenschutz-Dilemma bereits beim Bewerbungsprozess. Viele Kommunen erhalten Bewerbungsunterlagen per Mail. Beabsichtigt man diese Daten in Evidenz zu halten, um bei späteren Personalsuchen wieder darauf zurückgreifen zu können, müsste nun jede/r Bewerber/in angeschrieben und um ihre/seine aktive Zustimmung dazu gebeten werden. Ansonsten müssen sämtliche übermittelten Unterlagen nach Ablauf der gesetzlichen Fristen (auch unter Berücksichtigung der jeweiligen Landesgesetze!) gelöscht werden. Konkret heißt das, dass das Mailsystem z.B. Outlook regelmäßig nach Bewerbungsunterlagen „durchforstet“ wird und diese Mails gelöscht werden müssen – aus sämtlichen Ordnern und bei allen Empfängern/innen.

Das ist jedoch nur die Spitze des Eisbergs. In der Praxis werden Bewerbungsunterlagen intern und extern an Entscheidungsträger/innen weitergesendet oder zwischengespeichert. Sie werden ausgedruckt und landen auf unterschiedlichen Schreibtischen. Am Ende des Tages ist es so gut wie unmöglich, das wieder zu bereinigen. Doch genau das ist gesetzlich vorgeschrieben. Wie schafft man es in der Praxis, die Personalsuche und -auswahl datenschutzkonform und zusätzlich personal- und ressourcenschonend zu bewerkstelligen?

Software als Garant für rechtssichere Personalsuche und -auswahl

Die Lösung für das Datenschutzdilemma kann die Verwendung einer Software sein, mit der der gesamte Prozess von Stellenausschreibung über Bewerberkommunikation bis hin zu Evidenzhaltung in einem in sich geschlossenen System abgewickelt wird. Beim Einsatz einer derartigen Software bewerben sich die Personen einfach und rasch über ein Online-Bewerbungsformular, stimmen der Datenspeicherung zu und die Daten werden unmittelbar ins Bewerbermanagementsystem abgespeichert. Bewerbungen per Mail oder persönlich abgegebene Bewerbungen werden manuell erfasst und die Bewerber/innen erhalten eine automatisierte Rückantwort mit der Bitte um Zustimmung zur Datenspeicherung.

Der gesamte Auswahlprozess läuft in Folge in diesem System ab; Bürgermeister/in, Amtsleiter/in, Personalbeirat oder sonstige involvierte Entscheidungsträger/innen haben Zugriff auf das System. Ist die Personalentscheidung abgeschlossen, werden vom System die Daten der Bewerber nach Ablauf der gesetzlichen Fristen über automatisierte Löschroutinen entfernt, andere bleiben in Evidenz.

Das ist ein praktikabler Prozess und klingt vernünftig. Warum aber nutzen Städte, Gemeinden und Gemeindeverbände solche Systeme kaum? Die am Markt erhältlichen klassischen Bewerbermanagementsysteme sind ausschließlich für die Privatwirtschaft entwickelt worden. Diese bieten zwar umfangreiche Features, berücksichtigen jedoch die Prozesse und rechtlichen Rahmenbedingungen bei der Personalsuche und -auswahl im öffentlichen Sektor so gut wie gar nicht. Große Städte haben sich ihre HR-Systeme von Standard-Anbietern individuell anpassen lassen, was mit hohen Kosten (Adaptierungs- und Lizenzkosten) verbunden ist. Für kleinere Städte und Gemeinden ist das in der Praxis nicht möglich und sinnvoll.

„Mit unserem TRESCON Kommunalservice  verfügen wir über jahrzehntelange Erfahrung in der Begleitung von kommunalen und öffentlichen Personalsuch- und -auswahlprojekten. Im Zuge dieser Dienstleistungen haben wir immer häufig gesehen, dass Städte und Gemeinden nach einer speziell für diese Zielgruppe entwickelten Softwarelösung suchen. Für uns ein Grund mehr, gemeinsam mit zwei weiteren Partnern (Kommunalverlag aus Wien sowie creative Bits) die Software kommunos für diese Zielgruppe zu entwickeln.“

Was spricht über die oben diskutierten Aspekte noch für den Einsatz einer solchen Software zur Personalsuche und -auswahl? Für Städte und Gemeinden ist es am umkämpften Bewerbermarkt wichtig, professionell aufzutreten, um bestqualifizierte Mitarbeiter/innen zu bekommen. Ein modernes Auftreten wirkt anziehend, und dazu gehört auch eine professionelle Online-Bewerbungsmöglichkeit direkt auf der kommunalen Website. Zusätzlich fungiert eine solche Software auch als rechtssichere Evidenzdatenbank.

Den richtigen Anbieter finden

Worauf ist bei der Auswahl eines Software-Anbieters zu achten?

• Daten-Hosting: Werden die Daten auf einem europäischen Server gespeichert (und damit DSGVO-konform)?
• Kosten-Nutzen-Relation: Werden flexible Abo-Modelle angeboten, die man selbst dem aktuellen Bedarf anpassen kann? Fallen Installationskosten an oder kann man die Software als SaaS-Lösung (Software as a Service) nutzen, was auch niedrigere Kosten bedeutet?
• Rechtssicherheit: Bildet die Software die aktuellen österreichischen rechtlichen Rahmenbedingungen bei Suche und Auswahl ab?
• Adaptierungsmöglichkeiten: Kann man als User selbst Prozesse, Vorlagen und vieles mehr anpassen oder bedarf es dazu eines kostenpflichtigen Supports?
• Usability: Ist die Software einfach bedienbar und selbsterklärend im Ablauf oder ist eine umfangreiche Einschulung notwendig?
• Vorlagen und Textbausteine: Bietet die Software kommunalspezifische Vorlagen, Checklisten und Texte, die man unverändert oder mit individuellen Adaptierungen einsetzt?