Willkommen im Team: Die Bedeutung von Onboarding (Teil 1)

„Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck.“ Dieses Sprichwort gilt für viele Lebens- und Arbeitsbereiche und auch für neue Arbeitsverhältnisse. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels zeigt sich, dass Onboarding ein wirksamer Hebel für einen erfolgreichen Integrationsprozess ist. Es unterstützt neue Mitarbeiter dabei, Anschluss an die Unternehmenskultur, relevante Vorgänge, fachliche Aufgaben und Kollegen zu finden.

Einige beeindruckende Zahlen, die die Relevanz von Onboarding unterstreichen:
Ca. 30 % der neuen Mitarbeiter kündigen zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag
Ca. 15 % der neuen Mitarbeiter denken bereits am ersten Arbeitstag an eine Kündigung

Grund genug, sich als Arbeitgeber intensiv mit dem eigenen Onboarding-Prozess auseinanderzusetzen!

Onboarding, abgeleitet von „taking on board“, stammt aus dem Personalmanagement und umfasst alle Maßnahmen, die der Einstellung, Aufnahme und Integration neuer Mitarbeiter dienen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass jedes Unternehmen und jede Organisation seine Besonderheiten haben: Software, Prozesse, gesetzliche Rahmenbedingungen, Teamstruktur und Hierarchie, Arbeitszeiten und sogar die Mittagspause - alles ist anders und muss von den neuen Teammitgliedern erst kennengelernt und verinnerlicht werden.

In der Praxis vergessen Arbeitgeber oft auf ein strukturiertes Onboarding aufgrund von Ressourcenmangel, unzureichender Planung oder man erkennt schlichtweg nicht die Vorteile eines solchen Prozesses. Oft steht beim Onboarding die fachliche Einarbeitung im Vordergrund und alles andere passiert „zufällig“ - oder gar nicht. Schließlich ist der Sprung ins kalte Wasser der beste Lehrmeister, oder?

Systematisches Onboarding ist ein äußerst wichtiger Hebel, um (Früh-)Fluktuation zu verhindern oder zumindest zu reduzieren. Zum einen wirkt sich das Angebot von Onboarding in Stellenausschreibungen positiv auf die Arbeitgebermarke aus, zum anderen kann die Frühfluktuation vor dem ersten Arbeitstag und während der ersten Monate reduziert werden. Darüber hinaus führt ein strukturiertes Onboarding zu einer kürzeren Einarbeitungszeit und damit zu einer schnelleren Leistungsfähigkeit und Produktivität neuer Mitarbeiter/innen. Und ganz wichtig: Onboarding gibt dem neuen Teammitglied Orientierung und reduziert so Ängste oder Unsicherheiten. 

Onboarding findet auf drei Ebenen statt:

1. Fachliches Onboarding
Das neue Teammitglied wird entsprechend seiner Fähigkeiten eingesetzt. Es ist weder über- noch unterfordert, weiß, was zu tun ist, an wen es sich bei Fragen wenden kann, und wird durch Vorgesetzte und Kollegen gefördert.

2. Soziales Onboarding
Der Mitarbeiter wird ins Team integriert. Das beginnt bei der Mittagspause und endet bei Teamevents. Er wird zu einem vollwertigen Teammitglied und wird von Vorgesetzten und Kollegen geschätzt.

3. Kulturelles Onboarding
Das neue Teammitglied kann sich mit dem Arbeitgeber identifizieren. Es geht vor allem um das große „Warum“: Warum macht eine Organisation, was sie tut? Er steht voll dahinter und weiß, welchen Beitrag er leistet.

Diese verschiedenen Ebenen des Onboardings arbeiten zusammen, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter nicht nur effektiv in ihre neuen Rollen starten, sondern sich auch langfristig wohlfühlen und weiterentwickeln können.
 

Ein idealer Onboarding-Prozess besteht aus drei Phasen und hat unterschiedliche Bedeutung und Anforderungen an den Arbeitgeber und das neue Teammitglied:

1. Preboarding – vor dem ersten Arbeitstag begeistern
Das Preboarding beschreibt den Zeitraum zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag. In dieser Phase ist es besonders wichtig, neuen Mitarbeitern ein gutes Gefühl und Sicherheit in ihrer Entscheidung für den Arbeitgeber zu vermitteln.
Obwohl der Arbeitsvertrag bereits unterschrieben ist und der neue Job sicher scheint, stellt sich der Arbeitnehmer bis zum Arbeitsantritt viele Fragen wie z.B.

-    „Werde ich gut in das neue Team aufgenommen?“
-    „Warum habe ich schon so lange nichts mehr von meinem neuen Arbeitgeber gehört?“
-    „Bekomme ich eine gute Einarbeitung und werde ich durch die künftigen Kollegen unterstützt?“

Findet der Arbeitnehmer keine guten Antworten auf diese Fragen, kommt Unsicherheit auf. Je größer diese wird, desto wahrscheinlicher ist eine Absage seitens des Bewerbers. Um diese Unsicherheit zu überwinden bzw. gar nicht erst aufkommen zu lassen, können Arbeitgeber professionelles Preboarding betreiben. Das bedeutet, dass neuen Mitarbeitern bereits vor dem ersten Arbeitstag das Gefühl vermittelt wird, die richtige Entscheidung getroffen zu haben.
Während dieser Phase kann eine emotionale Verbindung zu neuen Teammitgliedern aufgebaut werden, indem sie z.B. zu Veranstaltungen eingeladen oder alle relevanten Informationen für den Start bereitgestellt werden. Dieser Ansatz sorgt dafür, dass der Einarbeitungsprozess von Anfang an als positiv empfunden wird. Besonders wichtig ist der regelmäßige Kontakt zu neuen Kollegen, die einen längeren Übergangszeitraum haben, um sicherzustellen, dass sie sich von Beginn an willkommen fühlen.

2. Orientierung – die ersten Schritte im neuen Job
Diese Phase beginnt mit dem ersten Arbeitstag und dauert etwa die ersten drei Monate. In dieser Zeit soll das neue Teammitglied mit seinem zukünftigen Aufgabenbereich vertraut gemacht werden und den Arbeitgeber, Kollegen und Prozesse kennenlernen. Ziel ist es, dass sie sich schnell und effektiv in ihrem neuen Arbeitsumfeld zurechtfinden und produktiv arbeiten können.

3. Integration – von der Einarbeitung zur Eigeninitiative
In der Integrationsphase sollen neue Mitarbeiter stärker in die Organisation eingebunden werden, allmählich mehr Verantwortung übernehmen und Eigeninitiative zeigen. Der zuvor beschriebene Onboarding-Plan dient dabei als Leitfaden für die restliche Einarbeitungszeit. Der Schwerpunkt liegt in dieser Phase auf der Wissensvermittlung durch Vorgesetzte und Teamkollegen. Ergänzt wird dies durch Trainings, Schulungen und Workshops, die nicht nur den sicheren Umgang mit den täglichen Aufgaben, sondern auch die berufliche Weiterentwicklung fördern. 

Im zweiten Teil geben wir Ihnen für die drei Phasen im Onboarding-Prozess konkrete Handlungsempfehlungen für Ihren Onboarding-Plan und Best-Practice-Beispiele.