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Nachlese Personal Intensiv Krems & Linz - DSGVO-konformes Bewerbermanagement

Von Verena Steinbichler, MA | 05.07.2018
Veranstaltungen / Personal intensiv | Recruiting Trends & Coole Tools

… JETZT konsequent daran weiterarbeiten!

Bereits am 3. Mai 2018 war der TRESCON-Seminarraum beim Thema „DSGVO-konformes Bewerbermanagement“durfte TRESCON mit dem Datenschutz- und Rechtsxperten Dr. Thomas Schweiger, LL.M. (Duke), CIPP/E (Zertifizierter Datenschutzbeauftragter DATB) bis auf den letzten Platz gefüllt - diese Personal Intensiv-Veranstaltung war heillos überbucht!

Wir sind dem „Ruf“ unserer Kunden und Interessenten gefolgt und haben daher weitere Termine am 21. Juni 2018 im arte Hotel in Krems, NÖ, und am 27. Juni 2018 bei TRESCON am Europaplatz 4 in Linz, OÖ, angeboten.

„Erteilen Sie uns mit Ihrer Unterschrift die Erlaubnis, von Ihnen Fotos während der Veranstaltung zu machen und dürfen wird diese z.B. für unsere Website und den Newsletter verwenden? Falls Nein, bitten wir Sie, diesen roten Punkt auf Ihr Namensschild zu kleben. Unsere Fotografin ist darüber informiert, dass sie Sie nicht fotografieren darf“. Mit diesem Hinweis werden auch künftig die Teilnehmer/innen an unseren Veranstaltungen empfangen.

Nach dem „Showdown“ zur europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) am 25.5.2018 heißt es nun, konsequent an der Umsetzung der Richtlinien weiterzuarbeiten. Unsere Veranstaltungen fokussierten sich sehr gezielt auf Themen im HR- bzw. Bewerbermanagement, dementsprechend waren auch die Fragen der Teilnehmer/innen wie:

  • „Was tun mit meinen bisherigen Evidenzen - soll bzw. muss ich alle löschen?“
  • „Wie pflege ich einen rechtskonformen längerfristigen Kontakt mit meinen Bewerbern/innen?“
  • „Woran muss ich bei der internen Organisation meiner HR-Abteilung und unserer Prozesse denken?“
  • „Worauf sollte bei der Zusammenarbeit mit einem externen Personaldienstleister/Personalberater geachtet werden?“

Mit Unterstützung unseres Experten Dr. Thomas Schweiger konnte TRESCON in den letzten Monaten spezifisches Know-how im Bereich „rechtssicherer Umgang mit Bewerberdaten“ aneignen. Wichtig sind uns in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden belastbare Prozesse, die nicht nur rechtskonform, sondern auch kundenfreundlich und effizient sind.

Besonderes Interesse besteht auch zu den Themen: „Mythos Einwilligung“ und „Wer ist Auftragsverarbeiter“. Viele Mitarbeiter in Personalbteilungen sind verunsichert und denken, dass sie von jedem/r Bewerber/in eine Einwilligung für die Speicherung seiner/ihrer Daten benötigen. Dem ist aber nicht so. Es handelt sich hierbei um ein „berechtigtes“ Interesse, die personenbezogenen Daten des/der Bewerbers/in beim Unternehmen zu speichern und zu verarbeiten – aber nur für die Dauer des Auswahlverfahrens. Die Bewerber/innen müssen lediglich über die Verwendung ihrer Daten informiert werden, dies kann z.B. mit einer automatischen E-Mail-Antwort erfolgen. Nach Abschluss des Recruitingprozesses können die Daten nicht einfach weiter gespeichert bleiben; für die längere Evidenzhaltung ist nun eine ausdrückliche Einwilligung zur Speicherung für künftige Kontaktaufnahmen erforderlich.

Dr. Schweiger empfliehlt den Unternehmen, die eigene „Auftragsverarbeiter-Landschaft“ zu durchforsten. Aber wer ist überhaupt Auftragsverarbeiter bzw. bin ich es vielleicht für andere Unternehmen? Viele Unternehmen, die eine größere Menge an Daten verarbeiten, kommen von sich aus auf ihre Kunden zu, um sogenannte „ADV-Verträge“ unterfertigen zu lassen. Ist dies nicht der Fall und Sie sind der Meinung, dass ein Lieferant Auftragsverarbeiter für Sie ist, so treten Sie rasch mit ihm in Kontakt oder lassen Sie sich dazu beraten.

Der TRESCON-Datenverantwortliche Bernhard Winkler brachte einen weiteren wichtigen Aspekt in die Diskussion ein: "Die Medien sind voll mit Berichten zum Thema Datenschutz; viele Menschen fühlen sich „betroffen“, kennen meist nur ihre eigenen Rechte und wissen jedoch über die Rechte und Pflichten von datenverarbeitenden Unternehmen nichts." Ein Beispiel dafür sind die gesetzlich verpflichtenden Fristen, die sich aus dem GlBG (Gleichbehandlungsgesetz), dem ABGB oder der BAO (Bundesabgabenordnung) ergeben können. Ein Personaldienstleister muss u.a. nachweisen können, dass er Kandidaten/innen im Auswahlprozess nicht diskriminiert; genauso gibt es weitere gesetzliche Verpflichtungen gegenüber dem Auftraggeber oder auch dem Finanzamt, die einen Nachweis erfordern können. Somit sind personenbezogene Daten von Bewerbern/innen auch ein Teil dieser Geschäftstätigkeit.

Besonders spannend war bei allen drei Veranstaltungen nicht nur die Interaktion zwischen den Experten/innen und Teilnehmer/innen, sondern auch der Teilnehmer/innen untereinander. TRESCON unterstützt interessierte Personen auch weiterhin und stellt die hilfreichen Unterlagen in einer rechtskonformen Daten-Cloud zum Download bereit. 

Mehr zum Thema DSGVO auch unter www.dataprotect.at

Bildquellen
TRESCON

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