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Nachlese Personal Intensiv - DSGVO-konformes Bewerbermanagement

Von Verena Steinbichler, MA | 09.05.2018
Recruiting Trends & Coole Tools | Veranstaltungen / Personal intensiv

Welche Rechte und Pflichten haben Unternehmen? Aber genauso: was soll(t)en Bewerber eigentlich wissen...

„Erteilen Sie uns mit Ihrer Unterschrift die Erlaubnis, von Ihnen Fotos während der Veranstaltung zu machen und dürfen wird diese z.B. für unserer Website und den Newsletter verwenden? Falls nein, bitten wir Sie, diesen roten Punkt auf Ihr Namensschild zu kleben. Unsere Fotografin ist darüber informiert, dass sie Sie nicht fotografieren darf“. Mit diesem Hinweis wurden die Teilnehmer/innen an unserer Personal Intensiv-Veranstaltung am 03.05.2018 von uns empfangen.

Der Showdown zur europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) rückt mit 25.5.2018 immer näher. Die Datenschutzgesetze sind nicht neu und wären ja bereits seit Jahren einzuhalten. Aber was hat sich geändert? Auf der einen Seite wurden die Abmahnungen und Strafen bei Verletzungen erhöht, auf der anderen Seite konnte man mit massiver Medienwirksamkeit das Thema Datenschutz und den Umgang mit personenbezogenen Daten sensibilisieren. Viele Personen sind nun der Meinung, dass sie in privaten, aber auch beruflichen Belangen „betroffen“ sind.

Seit Monaten werden in allgemeinen Veranstaltungen Unternehmen informiert, um „DSGVO-fit“ zu werden. Unsere TRESCON-Veranstaltung fokussierte sich im Gegensatz dazu sehr gezielt auf HR- bzw. Bewerbermanagement:

  • „Was tun mit meinen bisherigen Evidenzen - soll bzw. muss ich alle löschen?“
  • „Wie pflege ich einen rechtskonformen längerfristigen Kontakt mit meinen Bewerbern/innen?“
  • „Woran muss ich bei der internen Organisation meiner HR-Abteilung und unserer Prozesse denken?“
  • „Worauf sollte bei der Zusammenarbeit mit einem externen Personaldienstleister/Personalberater geachtet werden?“

Unser Experte Dr. Thomas Schweiger, LL.M. (Duke), CIPP/E (Zertifizierter Datenschutzbeauftragter DATB) entpuppte sich als echtes Zugpferd- unsere mit 30 Teilnehmern/innen limitierte Veranstaltung war völlig überbucht und wir überlegen, dieses Thema nochmals anzubieten.

Mit Unterstützung dieses hervorragenden Experten konnten wir uns bei TRESCON in den letzten Monaten ein spezifisches Know-how im Bereich „rechtssicherer Umgang mit Bewerberdaten“ aneignen. Wichtig sind uns in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden belastbare Prozesse, die nicht nur rechtskonform, sondern auch kundenfreundlich und effizient sind.

Überbuchung der Veranstaltung zeigt hohe Relevanz des Themas

Warum dieser große Andrang zu unserer Veranstaltung? Viele Unternehmen haben die Wichtigkeit der persönlichen Daten Ihrer Bewerber/innen bereits erkannt; die involvierten Abteilungen und Personen möchten nun wissen, wie der richtige Umgang damit möglichst klar und einfach funktioniert. Bei den Pausen-Gesprächen war bereits von vielen „Aha-Effekten“ die Rede. Ein relevantes Beispiel dafür ist, dass eine Person nicht gleich bei der Bewerbung um die Zustimmung der Speicherung seiner/ihrer Daten gefragt werden muss. Das Unternehmen muss zu diesem Zeitpunkt nur seiner Informationspflicht und Widerrufsbelehrung gegenüber dem Bewerber nachkommen und kann die Besetzung wie bisher normal abhandeln. Wurde die Stelle dann besetzt und es geht darum, dass die Bewerberdaten evident gehalten, d.h. über die Bewerbung hinaus gespeichert werden sollen, dann ist die ausdrückliche Einwilligung der Person einzuholen. 

In der Zusammenarbeit mit einem externen Personaldienstleister wie TRESCON wurde den Teilnehmern von Dr. Schweiger dringendst geraten, sich genau zu informieren, wie der Dienstleister ein DSGVO-konformes Bewerbungsmanagement sicherstellt: von der Art und Weise der Kommunikation - E-Mails sind grundsätzlich „unsicher“, werden überall gespeichert und können „einfach“ weitergeleitet werden - bis hin zu den Überlegungen, wie Profile von Kandidaten geteilt werden. TRESCON hat dazu rechtssichere Schritte eingeführt und bietet seinen Kunden eine DSGVO-konforme Zusammenarbeit.

Rechte der Betroffenen versus Verpflichtungen der Unternehmen

Die Medien sind voll mit Berichten zum Thema Datenschutz; viele Menschen fühlen sich „betroffen“, kennen meist nur ihre eigenen Rechte und wissen jedoch über die Rechte und Pflichten von datenverarbeitenden Unternehmen nichts. Ein Beispiel dafür sind die gesetzlich verpflichtenden Fristen, die sich aus dem GlBG (Gleichbehandlungsgesetz), dem ABGB oder der BAO (Bundesabgabenordnung) ergeben können. Ein Personaldienstleister muss u.a. nachweisen können, dass er Kandidaten/innen im Auswahlprozess nicht diskriminiert;  genau gibt es Verpflichtung gegenüber dem Auftraggeber oder auch dem Finanzamt, die nachweisbar sein müssen. Die Profile und somit personenbezogenen Daten von Bewerbern sind somit auch ein Teil dieser Geschäftstätigkeit.

Die TRESCON Pi-Veranstaltung „DSGVO-konformes Bewerbermanagement“ war ein voller Erfolg. Die Vortragenden und Teilnehmer hatten einen interessanten Informationsaustausch, es wurden viele Fragen aus der Praxis geklärt. TRESCON unterstützt die interessierten Personen auch weiterhin und stellt die hilfreichen Unterlagen in einer rechtskonformen Daten-Cloud zum Download bereit.

Mehr zum Thema DSGVO auch unter www.dataprotect.at

Bildquellen
TRESCON

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