Schluss mit „Tod durch Meeting“

Wir kennen es alle: Ein Meeting jagt das nächste, die Agenda ist unklar, die Hälfte der Teilnehmenden ist gedanklich woanders – und am Ende fragt man sich, warum man überhaupt dabei war. Der Ausdruck „Tod durch Meeting“ kommt nicht von irgendwo. Doch Meetings können auch inspirierend, produktiv und wertvoll sein – wenn sie richtig geplant und durchgeführt werden.

Das Meeting per se ist nicht das Problem – persönlicher Austausch und Diskussionen sind wesentliche Bestandteile einer produktiven Zusammenarbeit. Aber viele Besprechungen werden zur Belastung, weil grundlegende Rahmenbedingungen fehlen:

• Keine klare Zielsetzung: Wenn nicht klar ist, worum es geht, verliert man schnell den Fokus und Meetingteilnehmende reden möglicherweise aneinander vorbei.
• Zu viele Teilnehmende: Bei zu vielen Personen fehlt oft Klarheit über die Verantwortung, und wer keinen Beitrag leisten kann, fühlt sich sinnlos gebunden.
• Fehlende Vorbereitung: Ohne Rollen, To-Dos und Agenda startet das Meeting schon im Chaos und es wird wertvolle Zeit vergeudet.
• Unpassende Länge: In zu langen Meetings sinkt die Konzentration nach einer gewissen Zeit drastisch, während zu kurze Meetings in Folge oft Stress im Terminkalender auslösen.
• Unstrukturierte Diskussionen: Ohne Moderation schweifen Themen oft ab und man verliert sich schnell in irrelevanten Themen.

geworden und all diese Formate sinnvoll und fair zu planen, entpuppt sich durchaus als Herausforderung.

Hybride Meetings sind heute oft der Standard, bringen aber besondere Komplexität mit sich. Damit im Online-Meeting niemand zum „stummen Zuhörer“ wird, braucht es klare Moderation, verlässliche Technik und eine bewusste Gestaltung der Interaktionen. Dazu gehört, digitale Teilnehmende aktiv einzubeziehen, kurze visuelle Inputs einzusetzen oder Gesprächsrunden so zu planen, dass beide Gruppen – online und vor Ort – gleichwertig mitwirken können.

In reinen Online-Meetings wird oft die Konzentration oder Aufmerksamkeit ein Problemfaktor.  Die Bildschirmzeiten sind ohnehin schon hoch, daher sollten digitale Besprechungen besonders kompakt und gut strukturiert sein. Sich von einem Teams-Meeting ins nächste klicken kann schnell zum Energiefresser werden.

Persönliche Meetings entfalten ihren größten Mehrwert dort, wo Beziehungen, Vertrauen und kreative Impulse zählen. Gleichzeitig sind Vor-Ort-Termine oft schwieriger zu planen und kippen auch leichter in ungeplante, ausufernde Diskussionen. Aber: Im direkten Austausch entstehen oft Nuancen und Dynamiken, die digital kaum erfassbar sind.

In der Meeting-Welt gibt es genug Stolpersteine– von fehlender Zielsetzung bis zu technischem Hybrid-Chaos, aber es gibt auch Lösungen.

Effiziente Meetings beginnen damit, dass klar ist, warum man zusammenkommt und welchen Mehrwert die gemeinsame Zeit schaffen soll.

Erst wenn das „Warum“ steht, lohnt sich die Frage nach dem „Wie“: Braucht es wirklich ein Treffen – oder wäre ein kurzes schriftliches Update nicht zielführender?

Wird ein Meeting tatsächlich notwendig, schafft eine klare Rollenverteilung Orientierung: Moderation, Entscheidungsträger, Inputgeber – alle wissen, warum sie dabei sind und welchen Beitrag sie leisten.

Eine präzise, realistische Agenda unterstützt den Fokus. Nicht als strenge Vorgabe, sondern als roter Faden, der Diskussionen strukturiert und Prioritäten sichtbar macht.

Ebenso wichtig ist die richtige Haltung im Raum oder online: Wertschätzung, aktive Beteiligung und die Bereitschaft, Diskussionen zu stoppen, wenn sie keine Ergebnisse erzeugen.

Effiziente Meetings enden nicht mit einem „Danke, tschüss“, sondern mit klaren Entscheidungen, Verantwortlichkeiten und nächsten Schritten.

So wird aus einem Termin ein verbindlicher Prozess – und aus einem potenziellen Zeitfresser ein echter Produktivitätsmotor, der Zusammenarbeit stärkt, statt Energie zu ziehen.

Eine gut formulierte Meeting Policy schafft Orientierung, verhindert Zeitverschwendung und sorgt dafür, dass alle dieselben Spielregeln kennen. Sie definiert, wie Meetings geplant, moderiert und nachbereitet werden – und schützt damit vor genau jenen Stolperfallen, die den Arbeitsalltag unnötig belasten.

Und ja, die ironische Versuchung ist groß, zur Erstellung dieser Policy ein langes Meeting mit vielen Teilnehmenden zu planen. Am besten die Gelegenheit gleich nutzen und überlegen, wie es vielleicht auch anders geht.

Meetings sind ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Zusammenarbeit. Aber sie dürfen kein Zeitfresser sein. Mit klarer Struktur, guter Vorbereitung und verbindlichen Regeln werden Besprechungen wieder zu dem, was sie sein sollen: Orte für Entscheidungen, Austausch und Fortschritt. Gut geplante Meetings kosten weniger Zeit – und bringen deutlich mehr Ergebnis.

„Tod durch Meeting“ von Patrick Lencioni