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Von Anna-Maria Kovcalija | 27.09.2021
Lesedauer: 4 min

„Man kann nicht nicht kommunizieren“

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Der Umgang mit Kunden und die richtige Kommunikation sind oftmals DAS Aushängeschild zahlreicher Unternehmen. Die interne Kommunikation spielt dabei oft eine untergeordnete Rolle bzw. setzt man sich damit wenig auseinander. Dies ist jedoch die Basis für eine erfolgreiche Außenkommunikation!

Kommunikation Tool

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Es gibt zahlreiche Arten zu kommunizieren: schriftlich oder verbal, mit Mimik oder Gestik etc. – es sind einem hierbei keine Grenzen gesetzt. Und oft genau deshalb kommt es immer wieder zu Missverständnissen und falsch interpretierten Aussagen. Die Technologie bietet uns dafür unzählige Tools – doch wie setzen wir diese am besten ein?

Ist da jemand?

Als ob es nicht schon schwierig genug ist, das Gesagte auch richtig rüberzubringen, kommt im Berufsalltag noch die Tatsache dazu, dass man seinem Gegenüber durch Home Office und Co. oft nicht gegenübersitzt. Dabei tauchen Fragen auf wie: Hat er/sie meine Nachricht bekommen? Kann ich ihn/sie jetzt noch anrufen? Gehe ich das Risiko ein, meine/n Kollegen/in in seiner/ihrer Freizeit zu stören oder riskiere ich einen verzögerten/falschen Arbeitsprozess durch fehlende Information? So oder so keine optimale Situation. Um sich hier einen Fauxpas zu ersparen, gibt es nun viele Möglichkeiten, miteinander zu kommunizieren.

Digitalisierung – dein Freund und Helfer

Es gibt heutzutage nichts, wofür es nicht eine Website, eine App oder irgendein nützliches Tool gibt. So findet man auch, wenn man im World Wide Web beispielsweise nach „Kommunikationstool“ sucht, zahlreiche Vorschläge, die es zu prüfen gilt. Grundsätzlich haben alle Anbieter Demo-Versionen, mit denen man rasch feststellt, ob die getestete Seite in Frage kommt. Viele IT-Unternehmen bieten auch kurze Einschulungen durch eigene Mitarbeiter an, um so noch offene Fragenzeichen aus dem Weg zu räumen. Im Test-Prozess kommt man dann relativ schnell drauf, was man als Unternehmen – aber in diesem Fall vor allem auch als Team – braucht und was das zukünftige Tool können soll. Dass diese Such- und Testphase lange dauern bzw. auch einen kurzfristig größeren Aufwand bedeuten kann, ist zu erwarten. Hat man dann das richtige Tool gefunden, steht einer Umsetzung nichts im Wege.

 

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Regeln müssen sein

Sobald man sich für einen Anbieter entschieden hat, gilt es, ein Regelwerk für Prozesse aufzustellen. Die Handhabung mag zunächst einfach und selbsterklärend scheinen, ein paar Spielregeln schaden aber nicht. Dies soll dabei helfen, dass das gesamte Team die Funktionen gleichermaßen nutzt und man das Meiste aus der Software rausholt. Je nach Ausmaß des Mediums ist es wichtig, die Mitarbeiter/innen ausreichend zu schulen und in die neue Software einzuführen. Oft reicht ein interner Key-User, der sich intensiv mit der Thematik auseinandergesetzt hat. Ist das Tool jedoch umfangreicher, kann man sich einen externen Trainer ins Boot holen, der einem alles Schritt für Schritt erklärt.

Stetige Weiterentwicklung

Ganz nach dem Motto „Stillstand ist Rückschritt“ ist es wichtig, am Ball zu bleiben und diese Tools weiter auszubauen und zu integrieren. Werden vom Anbieter beispielsweise neue Funktionen und Features auf den Markt gebracht, müssen die Mitarbeiter/innen entsprechend informiert bzw. gegebenenfalls geschult werden. Zahlreiche Anbieter haben Kooperationen, die man für sich nutzen kann, um verschiedenste Medien miteinander zu verknüpfen.

Letztendlich sollen uns diese Technologien den (Berufs-)Alltag erleichtern. Es liegt in unserer Hand, ihr Potenzial zu erkennen und dieses optimal zu nutzen und einzusetzen. Dieser Prozess ist oft langwierig und vor allem in der Anfangsphase intensiv – hierbei gilt es geduldig zu sein und ein offenes Auge für innovative Technologien und neue Tools zu haben.

Wir bei TRESCON setzen auf das Kommunikationstool Slack – und haben damit auf Projektbasis e-mail als internes Kommunikationstool zu 100% abgelöst. Mehr Effektivität, Effizienz und Agilität sind die positiven Ergebnisse daraus! Wir können deshalb mit Sicherheit sagen: Es hat sich gelohnt!

Bildquellen
Shutterstock

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