Datenschutz NEU – wer fürchtet sich vor der DSGVO?

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Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) tritt am 25. Mai 2018 in Kraft. Damit kommen wesentliche Neuerungen und Pflichten auf Gemeinden zu, denn diese verarbeiten umfassend personenbezogene, datenschutzrechtlich relevante Daten.

Was erwartet uns mit Inkrafttreten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)?

Das kommunale Umfeld steht vor großen Herausforderungen: Wie muss künftig rechtskonform mit Daten und deren Löschung umgegangen werden, welche Dokumentationspflichten sind zu erfüllen und was sind die konkreten Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten (DSB) und benötigt eine Gemeinde überhaupt einen solchen?

Die 9. Public Management Impulse der FH OÖ am 28. November 2017 in Linz standen ganz im Zeichen der mit 25. Mai 2018 in Kraft tretenden Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dass dieses Thema brandaktuell ist, zeigte die große Anzahl an Teilnehmern/innen - rund 170 Vertreter/innen aus unterschiedlichen öffentlichen Organisationen und Unternehmen informierten sich über die neuen gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich Datenschutz und wie diese im Arbeitsalltag gesetzeskonform umgesetzt werden.

Zu Beginn gab es eine Einführung in die DSGVO und welche verfahrensrechtlichen Besonderheiten diese mit sich bringt. Anschließend wurde auf den Handlungsbedarf aus technisch-organisatorischer Sicht eingegangen. Ein Herzstück stellt dabei das „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ dar, das das zentrale Dokument für die Datenschutzdokumentation sein wird.  In diesem müssen u.a. 

  • der Zweck der Datenverarbeitung
  • eine Beschreibung der Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Rechnungs-, Adress-, Lieferanten-, Mitarbeiter- und Bewerberdaten usw.), 
  • die Empfänger dieser Daten (z.B. Finanzamt, Sozialversicherung etc.), 
  • die vorgesehenen Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien
  • sowie die technischen und organisatorischen Datensicherheitsmaßnahmen 

schriftlich dokumentiert werden.

Nach diesen beiden eher theoretischen Inputs ging es in die „Gemeinde-Praxis“ – wie schafft man als Gemeinde eine möglichst reibungslose, rechtskonforme Umstellung auf die DSGVO? 

Ein  oö. Amtsleiter und ein IT-Dienstleister berichteten von deren Erfahrungen im Rahmen eines Kooperationsprojekts  mit der FH OÖ Research Group Sichere Informationssysteme und Bundeskanzleramt, Städtebund und Gemeindebund. Bei diesem Projekt geht es um die konkrete Erarbeitung eines DSGVO-Umstellungsleitfaden für Gemeinden und Städte. Dazu werden zwei ausgewählte Kommunen genau analysiert und auf dieser Grundlage ein kommunaler „Daten-Self-Assessment Check“ sowie ein Maßnahmenkatalog für Gemeinden erarbeitet. Damit erhalten die Gemeinden konkrete und praxisrelevante Handlungsempfehlungen inkl. Standardformulare für notwendige Vorgaben, Maßnahmen und zu erfüllende Auflagen. Diese Unterlagen werden allen Mitgliedsgemeindendes Gemeinde- und Städtebundes in den nächsten Monaten kostenlos zur Verfügung gestellt!

Anschließend wurden noch die Aufgaben eines/einer Datenschutzbeauftragten dargestellt – ein solcher ist auch für Gemeinden Pflicht, kann jedoch auch extern ausgelagert werden. 

Die zeitlich ambitionierte Datenschutz-Novellierung wirft mit Sicherheit viele Fragen auf und fordert die öffentliche Verwaltung intensiv hinsichtlich der Umsetzung. Nichtsdestotrotz ist es notwendig, sich mit der Thematik intensiv auseinandersetzen, um nach dem 25. Mai 2018 keine unliebsamen Überraschungen zu erleben. Auch wenn Behörden und öffentliche Stellen von der Verhängung von (horrenden) Geldbußen explizit ausgenommen sind – Haftungs- und Schadenersatzbestimmungen von Betroffenen gelten auch für Gemeinden! Um es mit den Worten einer Vortragenden zu sagen „Der Weg ist das Ziel – und zu Tode gefürchtet ist auch gestorben!“ 

Ein kleiner Tipp von uns: Möchten Sie das Thema Bewerberverwaltung rasch von Ihrer DSGVO-To-Do-Liste streichen, dann besuchen Sie doch die Website www.kommunos.at. Mit dem Einsatz dieser innovativen Ausschreibungs-, Bewerbermanagement- und Auswahlsoftware erfüllen Sie alle Datenschutzrichtliniender DSGVO – schnell, einfach und rechtssicher!

Haben Sie Fragen zur Software oder möchten Sie nähere Informationen – melden Sie sich unter 0732/73 83 41 oder mailen Sie an office(at)kommunos.at.

In diesem Sinne wünschen wir Ihnen eine erfolgreiche Umsetzung der DSGVO!

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