TRESCON - more than executive search TRESCON - more than executive search
TRESCON - more than executive search
Personalberatung und HR-Marketing unter einem Dach
Kontakt aufnehmen
06.12.2021

Das digitale Bauamt - GEMDAT OÖ

Lesedauer: 2:00 min

Bauthemen sind oft sehr komplexe, langwierige Verfahren mit vielen Beteiligten und Unterlagen – höchste Zeit also, ein digitales Bauamt Wirklichkeit werden zu lassen.


​​​​​​​Die Umstellung auf eine digitale Verwaltung des Bauamtes ist für Gemeinden ein großer Schritt. Sie kostet Zeit und Ressourcen und muss neben der täglichen Arbeit passieren. Viele fragen sich, ob es den Aufwand wert ist. Ing. Thomas Denk von der GEMDAT OÖ zeigt in diesem Gastbeitrag die Vorteile der Digitalisierung und wie man am besten damit startet.

Vorteile nützen

Erstens bietet die Digitalisierung den schnellen, übersichtlichen, zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle Informationen, spart künftig eine Menge Zeit und vereinfacht den Workflow. Der Weg zum Aktenschrank, Suchaktionen auf den Schreibtischen der Gemeinde-Kollegen, die zurzeit den Akt bearbeiten, entfällt. Das mühsame Ausbreiten und Zusammenfalten von Plänen gehört der Vergangenheit an. Bei Bauverhandlungen vor Ort können keine Unterlagen vergessen und mit wenigen Klicks auch Fragen zum Nachbargrundstück beantwortet werden, ohne dafür die Verhandlung unter- oder gar abbrechen zu müssen, um die dafür notwendigen Unterlagen aus dem Bauamt zu holen. Arbeitsabläufe werden vereinfacht, beschleunigt und teils automatisiert, wie zum Beispiel bei der automatischen Verfahrensüberwachung: Hier erhält der Sachbearbeiter im Bauamt automatisch eine Erinnerung, dass eine Frist bald abläuft. Aus vorgefertigten Schreiben kann das passende generiert, bei Bedarf mit der digitalen Amtssignatur unterzeichnet und mittels Knopfdrucks an die Duale Zustellung übergeben werden. Dieser ganze Vorgang ist damit in wenigen Minuten einfach und schnell erledigt.

 

Digitalisierung ist ein laufender Prozess


​​​​​​​Zweitens werden Gemeinden um die Digitalisierung des Bauamtes nicht herumkommen. Behörden werden ebenfalls digital und wollen Dokumente nur noch elektronisch erhalten. Auch die Bauwerber wollen immer mehr digital einreichen und den Schriftverkehr elektronisch führen.

Einmal Zeit investieren – jahrzehntelang profitieren

Wir empfehlen, wirklich alles zu digitalisieren, auch wenn das Verfahren schon hundert Jahre her ist. Dabei genügen die Eckdaten, also wann ist was auf welcher Liegenschaft passiert. Bei Verfahren ab 2010 sollte überprüft werden, ob eventuell noch etwas offen ist. Gibt es eine Baubeginn- und eine Baufertigstellungsmeldung? Fehlt etwas, kann dies beim Verfahren eingeben werden und damit ist die automatische Verfahrensüberwachung aktiviert. 
Wichtig ist, sich keine Frist für die Digitalisierung und so unter Druck zu setzen. Es ist ein laufender Prozess. Die Digitalisierung nimmt Zeit in Anspruch, langfristig spart sie aber Zeit, weil sie Arbeitsabläufe vereinfacht und beschleunigt.


Also – einfach mal anfangen und ausprobieren – die GEMDAT OÖ​​​​​​​ steht gerne mit Rat und Tat zur Seite!

Ing. Thomas Denk, GEMDAT

Ing. Thomas Denk / eGov Services
GEMDAT OÖ GmbH & Co KG
Schiffmannstraße 4, 4020 Linz
+43 (732) 36993-0​​​​​​​
www.gemdat.at​​​​​​​

GEMDAT​​​​​​​ 

  

 

Bildquellen
Gemdat, Shutterstock

Sie wollen immer die neuesten TRESCON-Beiträge erhalten?

Abonnieren Sie unseren Newsletter und lesen Sie monatlich spannende Artikel.