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20.09.2021

Wissensmanagement - eine kontinuierliche Aufgabe!

Gemeinden sind häufig die erste Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger, wenn es darum geht, Fragen des Lebensalltags zu klären. Die Themenpalette reicht dabei von A wie Altstoffsammlung bis Z wie Zuzug.

Auch die Aufgaben in der Verwaltung sind vielfältig und erfordern einen laufenden Kompetenzerwerb der Mitarbeiter*innen. Ereignisse wie die Corona-Krise zeigen, wie wichtig rasches und effizientes Handeln vor Ort ist. Doch was geschieht mit dem über Jahrzehnte aufgebauten Wissen, wenn erfahrene Mitarbeiter*innen in Pension gehen oder länger ausfallen? Wie kann deren Wissen gesichert und bestmöglich weitergegeben werden?

Die Dokumentation, Sicherung und Weitergabe von Wissen stehen im Mittelpunkt des Projekts „Wissensmanagement in Gemeinden“, das vom Regionalverein Forum Wels-Eferding umgesetzt wird. Ziel des Projektes ist, die Bedeutung von kontinuierlichem Wissensmanagement in kleinen und großen Kommunen hervor zu heben und gemeinsam mit Gemeindevertreter*innen geeignete Methoden für eine Anwendung in den Gemeinden kennen zu lernen. Andreas Stockinger, Obmann des Forums Wels-Eferding und Bürgermeister der Marktgemeinde Thalheim bei Wels, meint: „Das Wichtigste ist, dass bei den Gemeinden das Bewusstsein zum Thema Wissensmanagement geschärft wird. Mit diesem Projekt wollen wir unseren Gemeinden passende Werkzeuge und Beispiele näherbringen.“

Projektpartner OÖ Gemeindebund: „Wissensmanagement ist ein Muss!“

Die Fähigkeit, bestehendes Wissen zu erheben, zu teilen und weiter zu geben, ist eine Schlüsselkompetenz der Zukunft. Diese Thematik für den kommunalen Bereich aufzubereiten, ist dem OÖ Gemeindebund ein großes Anliegen. Mag. Franz Flotzinger, Direktor des OÖ. Gemeindebundes, begrüßt das Projekt und unterstützt es aktiv als Projektpartner. Für ihn ist Wissensmanagement ein „Muss“ für Gemeinden:

„Unsere Arbeitswelt ist einem ständigen, sich immer weiter beschleunigenden Wandel unterworfen. Insbesondere die Demografie stellt auch die Gemeinden vor eine enorme Herausforderung. Um dieser entsprechend begegnen zu können, braucht es eine Vielzahl von Maßnahmen und Vorkehrungen. Eine ganz wesentliche in diesem Bereich ist das Thema Wissensmanagement. Wie immer gilt, dass Weichenstellungen rechtzeitig vorgenommen und Instrumente frühzeitig verfügbar sein sollen.“

Von der Problemstellung zur Selbstermächtigung

Wie läuft das Projekt konkret ab? Bei einer ersten Veranstaltung 2019 mit Bürgermeister*innen und Amtsleiter*innen wurden Fragen und Anliegen aus den Gemeinden erhoben. Beispielsweise wurden die Themen Wissensweitergabe vor Pensionierungen und die Positionierung als attraktiver Arbeitgeber genannt.

Eine Steuerungsgruppe mit Vertreter*innen der Stadt Wels, der LEADER-Regionen Eferding und Wels-Land, der Bezirkshauptmannschaft Wels-Land und dem OÖ Gemeindebund wurde eingerichtet. Gemeinsam mit dem koordinierenden Partner Regionalmanagement OÖ GmbH wurden die nächsten Schritte konzipiert und erfahrene Anbieter*innen von Seminaren und Weiterbildungen zum Thema Wissensmanagement für eine Mitwirkung gewonnen.

Im Juli 2021 Corona-bedingt etwas verzögert – stellten diese Expert*innen bei einer Impulsveranstaltung im Schloss Puchberg Instrumente und Systeme zur Wissenserhebung, -sicherung und -weitergabe in Gemeinden vor:  Expert*innen vom KDZ – Zentrum für Verwaltungsforschung, vom Kompetenzzentrum Wissensmanagement der Johannes Kepler Universität Linz (JKU) und des WAGE-Netzwerks (Koordinierungsstelle Arbeitsfähigkeit erhalten) brachten aktuelle Methoden ein, die von ihnen in Weiterbildung und Forschung behandelt werden. Aus der Vielzahl an Wissensmanagement-Tools werden hier exemplarisch zwei angeführt, welche großes Interesse weckten:

  • Bei der Wissensstafette (ähnlich Expert Debriefing) werden strukturierte Interviews mit Mitarbeiter*innen geführt, die das Unternehmen bzw. die Gemeinde verlassen werden. Die Erfahrungen werden dokumentiert und stehen der nachfolgenden Person zur Verfügung.
  • Beim interaktiven Strukturlegetisch, der von der Fa. Metasonic entwickelt wurde und von der JKU eingesetzt wird, werden durch eine spielerische Herangehensweise die Beziehungen und Netzwerkgefüge zwischen Mitarbeiter*innen einer Organisationseinheit, beispielsweise einer Abteilung, sichtbar. Die digitale Aufbereitung ermöglicht ein Erkennen von Zusammenhängen und Wegen von Wissensweitergabe, die bisher eventuell im Verborgenen verlaufen sind.

In einem weiteren Schritt werden ab Herbst 2021 konkrete Seminare zusammengeführt und den Gemeinden angeboten. Gemeindemitarbeiter*innen können Methoden kennenlernen und sich zum Thema Wissensmanagement schulen. Auf Wunsch werden auch moderierte Austauschrunden zwischen Amtsleiter*innen organisiert, bei denen der Austausch zwischen Kolleg*innen zum Thema Wissensmanagement und das Voneinander-Lernen im Vordergrund steht.

Das Forum Wels-Eferding ist der Verein für Regionalentwicklung in der Region Wels, Wels-Land und Eferding. Partner sind die Stadt Wels und die LEADER-Regionen Wels-Land und Eferding sowie der koordinierende Partner Regionalmanagement OÖ GmbH.

 

www.wissensmanagement.gv.at

Plattform für Wissensmanagement im öffentlichen Sektor vom Bundesministerium für Kunst, Kultur, öffentlicher Dienst und Sport

 

Portrait Renate Fuxjäger​​​​​​​

DI Renate Fuxjäger

Regionalmanagerin Raum- und Regionsentwicklung

Regionalmanagement OÖ GmbH | Geschäftsstelle Wels-Eferding

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