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"Digitales Bewerbermanagement"

Veranstaltungen / Personal intensiv | Recruiting Trends & Coole Tools

Ausreichend eingeplante Zeit zur Konzeptabstimmung, frühzeitige Einbeziehung des Betriebsrats uvm. - das waren die wesentlichen Empfehlungen der PI-Veranstaltung am 17.10.13.

Cornelius Schöne, AUA, beim Vortrag

Mit Cornelius Schöne, Head of SIMPLE / Lean Management der Austrian Airlines und Michael Hadrian von Fabasoft konnten wir exzellente Experten für unsere Personal Intensiv-Veranstaltung “Verwalten Sie noch oder gestalten Sie schon?” gewinnen. Ausgangspunkt war, dass sich das Human Resource-Management auf seine gestalterischen Aufgaben konzentrieren können muss, und daher müssen Verwaltungsaufgaben so effizient wie möglich gestaltet werden. Die Digitalisierung sämtlicher personalbezogener Geschäftsprozesse trägt wesentlich zu dieser Effizienzsteigerung bei, hier nimmt die Personalakte eine zentrale Stellung ein. 

Best Practice-Beispiel Austrian Airlines
Als aktuelles Best Practice-Beispiel stellte Cornelius Schöne das Projekt „Digitales Personalmanagement“ bei Austrian Airlines dem interessierten Teilnehmerkreis aus Unternehmen und öffentlicher Verwaltung vor.

Ursprünglich hatte Austrian Airlines ca. 6.500 physische Akten in Wien und in den Bundesländern liegen, es gab einen hohen manuellen Aufwand beim Suchen nach Akten – nicht zu vergessen der damit verbundene hohe Platzbedarf; ebenso fehlte ein einheitlicher Standard für die strukturierte Ablage von Dokumenten im Personalakt. Als Projektziel wurde festgelegt, dass alle Austrian Airlines-Personalakten digital zur Verfügung stehen müssen; gleichzeitig sollte die Sicherung persönlicher Daten verbessert und der administrative Aufwand reduziert werden; ein wesentliches Ziel war auch die Durchlaufzeiten-Reduktion bei HR-internen Bearbeitungsprozessen. 

Die Milestones des einjährigen Projekts vom Dezember 2012 bis zur Live-Schaltung der ersten Phase im November 2013 sind: Spezifikationsphase, Ausschreibung, Implementierung e-Akte und Toolstart, Scandienstleistung, Live-Vorführung Betriebsrat, Einspielung der gescannten Dokumente, Abschluss der Betriebsvereinbarung, Live-Schaltung für kaufmännisch-technische Mitarbeiter. 
Die Phase 2 mit der Integration des fliegenden Personals erfolgt direkt im Anschluss. 

Fabasoft bietet interessante Vorteile
Insgesamt standen 8 Toolanbieter sowie 7 Scan-Dienstleister zur Auswahl, letztendlich hat sich Austrian Airlines für die Digitale Personalakte mit Fabasoft entschieden; wesentliche Entscheidungskriterien für Fabasoft waren die Einfachheit der Lösung, die Sicherheit, das Preis-/Leistungs-Verhältnis, die Vielfältigkeit der Möglichkeiten auch für die Zukunft sowie die Flexibilität von Fabasoft im Einstellen auf Unternehmensspezifika.  

Michael Hadrian führte live eine Musterlösung – bezogen auf Fragestellungen der Teilnehmer/innen – vor  und es entwickelte sich daraus ein interessanter Know-how- und Erfahrungsaustausch; wesentliche Themen in der Diskussion waren u.a. Dokumentenablage versus digitaler Personalakt, Aufbewahrungszeiten, Transparenz mit Berechtigungs- und Sicherheitskonzept sowie Struktur und Inhalte eines digitalen Personalakts.
Abschließend kann man festhalten, dass zwar die organisatorischen Aufgabenstellungen im Projekt vergleichbar sind, im Detail jedoch die Projektkonzeption immer auf die Unternehmensgröße, die Unternehmenstätigkeit, den Status bzw. die Ausgangssituation im Unternehmen sowie die Zielsetzungen für den digitalen Personalakt eingehen muss.

Bildquellen
TRESCON

Eine interessierte Teilnehmergruppe aus Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung im TRESCON-Seminarraum.

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