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Von Nicole Handschuh, MA | 16.02.2021

Aufgaben richtig einteilen – Zeitmanagement-Strategien, die Ihren Alltag erleichtern!

Viel zu viel zu tun, überhäuft von Aufgaben und am besten sollte alles eher gestern als morgen schon fertig sein…

das ist der Alltag von vielen, egal, ob im Berufs- oder im Privatleben. Es scheint oft so, dass der Tag auf einmal schon wieder vorbei ist, noch bevor wir richtig anfangen. Wir arbeiten motiviert den ganzen Tag eifrig an Aufgaben, machen jedoch oft zu wenig Fortschritt bei den wichtigen Arbeiten. Manchmal ist es tatsächlich ein Produktivitätsproblem, manchmal jedoch schier die schlechte bzw. fehlende Planung. Getreu dem Motto „Run the day or the day runs you!” liegt für das Erledigen von Aufgaben die Lösung in der Planung. Wir geben Ihnen ein paar Methoden mit, die Ihnen dabei helfen, den Tag zu planen und Aufgaben zu strukturieren.

 

Vom Einzelnen zum Team – Zeitmanagement ist auch eine Frage des Leaderships!

Wenn wir über gutes Zeitmanagement sprechen, ist es die Verantwortung von jedem Einzelnen, bewusst mit der Zeit und den Aufgaben umzugehen. Auf Unternehmensebene jedoch ist dies auch eine Sache des Leaderships – um das Beste aus den Zeitressourcen des Unternehmens rauszuholen, muss auch klar kommuniziert werden, auf welche Aufgaben der Fokus gelegt werden soll und wann. Nutzen Sie auch als Führungskraft diese folgenden Methoden, um nicht Gefahr zu laufen, dass Ihr Team eifrig an Aufgaben arbeitet, die keine Priorität haben und somit wichtige To-Do’s aufschiebt.

 

Aufgaben im Kopf auf Papier bringen – die To-do-Liste

Aufgaben schwirren oft im Kopf oder in irgendwelchen E-Mails und Notizen herum und tauchen (hoffentlich) rechtzeitig auf, viele geraten jedoch in Vergessenheit. Um nicht Gefahr zu laufen, To-do’s zu vergessen und auch das Gefühl von Überforderung zu vermeiden, ist es hilfreich, die Gedanken „auszulagern“. Alle Gedanken und Aufgaben, die im Kopf sind, sollen niedergeschrieben werden – so ist man diese Ladung erst mal los. Das ist das erste leichte Gefühl von „befreit sein“. Das Dilemma von To-do-Listen ist uns allen bekannt – versuchen Sie jedoch, dieser wieder mehr Wertigkeit und Verbindlichkeit zu geben. Egal, ob To-do-Listen analog oder digital geführt werden, diese brauchen auch Methoden, wie diese To-do-Listen befüllt und bearbeitet werden, um effektiv zu sein.

Wenn es erst mal auf Papier ist, kann man es nicht mehr vergessen und der Kopf muss sich nicht mehr alles merken – sehen Sie somit diese Liste als „Erinnerungsliste“ und nicht als „To-do-Liste“. Zudem lebt diese Liste, ergänzen Sie laufend neue Dinge oder streichen Sie alles, was nicht mehr relevant ist. Ergänzen Sie hier auch alles, was Sie delegiert bekommen. Nun da alles aus dem Kopf ist, können Sie sich strukturiert den Aufgaben widmen.

Eines nach dem anderen

– die One-Thing To-do List 

Ist Ihre To-do-Liste viel zu viel und scheinbar nicht zu schaffen? Laufen Sie nicht gleich davon und geben Sie nicht auf. Nehmen Sie es erstmal so hin und fangen Sie damit an, sich eine Aufgabe auszusuchen.

Arbeiten Sie sich nun Stück für Stück vor. Schreiben Sie jeweils eine Sache von der „long-list“ auf eine One-Thing To-Do Liste. Wenn Sie mit dieser Sache fertig sind, streichen Sie sie weg und suchen sich eine neue Aufgabe aus der Liste. Es fühlt sich wie eine Belohnung an, eine Sache auf der Liste abhaken zu können und Sie werden sich freuen, sich der nächsten und wiederum nächsten zu widmen.

 

Die EINE wichtige Sache

Was ist „die eine Sache“? Intuitiv werden Sie sich den Dingen widmen, mit denen Sie Freude haben. Auch das ist ein Erfolg – aber nicht immer das Wichtigste und das, was wirklich gemacht werden müsste. Um dies in Zukunft besser zuzuordnen und sich zu strukturieren, haben wir zwei tolle Methoden:

1. Eat that Frog!

Viele von Ihnen im Geschäftsleben kennen diese Regel bereits. Das erste, was Sie an einem Tag erledigen und in Angriff nehmen, sollte die schlimmste, schwierigste und die wichtigste Aufgabe sein, die auf Ihrer Liste steht. Sie sollten das, wovor Sie sich am meisten drücken, als Erstes erledigen. Wir tun uns keinen Gefallen damit, etwas vor uns herzuschieben – darauf zu hoffen, diese Aufgabe dann am Nachmittag/Abend zu erledigen, ist schier zu optimistisch gedacht. Wenn wir erschöpft sind, die Konzentration nachlässt und der Feierabend bereits in Sicht ist, haben wir sicher keinen Elan mehr, eine unangenehme Aufgabe zu erledigen. So schieben wir diese Aufgaben immer wieder auf. Widmen Sie sich diesem bildlichen „Frosch“ gleich am Morgen! Sie werden sogar ein bisschen stolz und motiviert sein, da Sie das größte Hindernis des Tages bereits gemeistert haben.

 

2. Das Eisenhower Prinzip - Wichtig und Dringend!

Wie können Sie sich den Tag strukturieren oder die Aufgaben der To-do-Liste priorisieren? Dieses Eisenhower Prinzip hilft, Prioritäten richtig zu setzen. Es gehört zu den Klassikern der Zeitmanagement-Strategien und hat sich durchgesetzt sowie alle Trends überlebt. Denn dieses ist simpel und wirksam!

Sie ordnen Ihren Aufgaben in der so genannten Eisenhower-Matrix vier Quadranten zu:

  • wichtig und dringend zu erledigen (A-Aufgaben)
  • wichtig, aber nicht dringend (B-Aufgaben)
  • nicht wichtig, aber dringend (C-Aufgaben)
  • weder wichtig noch dringend (D-Aufgaben)

Eisenhower Matrix

Eine Aufgabe gilt dann als wichtig, wenn Sie der Zielerreichung dient. Eine Aufgabe, die Sie keinem Ziel näher bringt, gilt als unwichtig.

Eine Aufgabe ist dringend, wenn diese von einem bestimmten Zeitpunkt abhängt oder nach einem bestimmten Datum Verluste mit sich bringt. Schaffen Sie so einen Überblick, was Sie erledigen, wann Sie es erledigen und was Sie delegieren.

 

Zeiteinteilung

Sie kennen die Aufgaben, wissen, was wichtig ist und was davon dringend ist. Das, was jetzt noch fehlt, ist, wieviel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nehmen soll, um den Tag mit den entsprechenden Aufgaben zu planen. Der Vorschlag ist hier, dass nur 60 Prozent der Arbeitszeit für die Aufgaben verplant werden und 40 Prozent als Puffer für unvorhergesehene Dinge reserviert werden. Planen Sie mit der ALPEN Methode​​​​​​​ zu jeder Aufgabe, die Sie sich vornehmen, auch die Zeit, die dafür notwendig ist. 

Wenn Sie ein strukturierter Mensch sind und sich organisieren wollen/können, dann können Sie alles aus den drei oben genannten Methoden auch in der ALPEN Methode abdecken.

 

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Damit diese Zeitmanagement-Methoden und -Tools auch wirklich nützlich sind und bleiben, lohnt es sich, diese Planung auch für sich selbst zu kontrollieren. Kurz vor Feierabend ist es an der Zeit sich zu fragen, ob Sie alles erreicht haben. Die Nachkontrolle dient nicht nur dem Ergebnischeck, sondern prüft auch, ob die Planung passend war. War Ihre Zeiteinschätzung realistisch? So können Sie sich Stück für Stück herantasten, um einen Tagesplan zu schaffen, der nicht stressig, aber höchst effizient ist.

 

Fazit:

Wir alle haben mehr als genug zu tun. All diese Tools sollen nicht noch mehr Arbeit bringen, sondern vielmehr den Lichtblick und eine Struktur – ein effektives Zeitmanagement. Sie können durch den Überblick über alle Ihre To-do‘s und die Planung dieser viel gewissenhafter Ihre Aufgaben erledigen und strukturierter arbeiten. Auch am Feierabend können Sie beruhigt das Büro verlassen, weil Sie den Tag entsprechend bearbeitet haben und die weiteren wichtigen Aufgaben für den nächsten Tag bereits eingeplant sind. Versuchen Sie es – wir wünschen Ihnen einen produktiven Arbeitstag und entspannten Feierabend!

Bildquellen
Shutterstock

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